Derechos de los clientes y política de privacidad
AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD HIPAA Y DERECHOS DEL CLIENTE
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ELLA. LE ROGAMOS QUE LO LEA DETENIDAMENTE.
Responsabilidades de Metropolitan Family Services
En Metropolitan Family Services, estamos comprometidos a proteger la privacidad y la confidencialidad de sus registros. Este aviso ha sido preparado en respuesta a las regulaciones federales que hacen cumplir la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA). La legislación federal aplicable nos obliga a mantener y salvaguardar la privacidad de su Información Sanitaria Protegida (PHI). También estamos obligados a informarle de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su PHI. También debemos notificarle después de una violación de la PHI no protegida. Debemos cumplir con los términos proporcionados en este aviso mientras esté vigente. Este aviso entra en vigencia el 22 de octubre de 2013 y permanecerá vigente hasta que lo reemplacemos.
Metropolitan Family Services se reserva el derecho de cambiar los términos de este aviso y las prácticas de privacidad en cualquier momento, siempre que dichos cambios estén permitidos por la ley aplicable. Nos reservamos el derecho de hacer efectivas las nuevas disposiciones del aviso para toda la PHI que conservamos, incluida la PHI que creamos o recibimos antes de realizar los cambios. Antes de hacer un cambio material en nuestras prácticas de privacidad, cambiaremos este aviso y pondremos el nuevo aviso a su disposición como lo requiere la ley.
Metropolitan Family Services presta servicio a cualquier persona o familia independientemente de su edad, sexo, religión, discapacidad, nacionalidad, orientación sexual, raza, grupo étnico o cultural, que cumpla los requisitos del programa. Haremos todo lo posible por comunicarnos con usted en un idioma que le resulte familiar y utilizaremos la tecnología de la comunicación para abordar las dificultades auditivas y visuales.
Este aviso describe cómo se puede utilizar y divulgar su información médica, de salud mental y de servicios sociales y cómo puede acceder a ella. Le rogamos que lo lea detenidamente. Le ayudará a comprender sus derechos como beneficiario de servicios.
Confidencialidad
Mantenemos una política de estricto cumplimiento de las leyes estatales y federales de confidencialidad, incluida la Ley de Violencia Doméstica de Illinois, las Normas de Confidencialidad del Título 89 del DCFS, la HIPAA y la Ley de Salud Mental y Discapacidades del Desarrollo 740 ILCS 110. No se divulgará ni solicitará información protegida sobre salud y servicios a otras personas, organizaciones, agencias u otros terceros sin su consentimiento informado por escrito, excepto en respuesta a una orden judicial o según lo permita o exija la ley, y/o para protegerlo a usted y a otros de lesiones, abuso o negligencia, según se establece a continuación. A menos que nos dé su autorización por escrito, no podemos utilizar ni divulgar su PHI por ningún motivo, incluidos el marketing y la venta de su PHI, excepto los descritos en este aviso o los permitidos por la ley. Sólo divulgaremos las notas de psicoterapia que tengamos si usted nos lo autoriza por escrito o cuando la ley lo permita o exija. Otros usos y divulgaciones no descritos en este aviso se realizarán únicamente con su autorización por escrito o según lo permita o exija la ley. Usted puede retirar su autorización por escrito según lo dispuesto en la legislación aplicable. Su retirada no afectará a ningún uso o divulgación permitidos por su autorización mientras estaba en vigor.
Sus derechos
Puede ponerse en contacto con nosotros utilizando la información que figura al final de este aviso para recibir explicaciones sobre cómo presentar una solicitud o para obtener información adicional.
Para revisar y copiar sus registros
Usted tiene derecho, con excepciones limitadas, a ver u obtener copias de su PHI conservada en un conjunto de registros designados. Un "conjunto de registros designados" incluye registros médicos, de salud mental y de facturación, así como cualquier otro registro que utilicemos para prestarle servicios. También tiene derecho a recibir una copia electrónica de su PHI si se mantiene en un conjunto de registros electrónicos designados. Utilizaremos el formato que usted solicite a menos que no sea factible. Usted debe hacer su petición por escrito para obtener acceso a su PHI y puede obtener un formulario de solicitud de nosotros. Si denegamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito y le indicaremos si los motivos de la denegación pueden ser revisados y cómo solicitar dicha revisión o si la denegación no puede ser revisada. Usted tiene derecho a una copia de sus registros y se le puede cobrar una tarifa por la copia, los suministros para la creación de la copia, y el envío por correo. Puede solicitar que su PHI sea entregada a cualquier persona que usted designe. Su solicitud de que proporcionemos una copia de su PHI a una persona que usted designe debe ser por escrito, estar firmada por usted, identificar claramente a la persona designada e identificar claramente a dónde enviar una copia de su PHI.
Para obtener una relación de la información divulgada de su expediente
Tiene derecho a recibir una lista de los casos durante el período de seis (6) años, pero no antes del 14 de abril de 2003, en los que nosotros o nuestros asociados comerciales divulgamos su PHI para fines distintos del tratamiento, pago, operaciones de atención sanitaria o según lo autorizado por usted y para otras actividades determinadas. Si solicita esta rendición de cuentas más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable, basada en los costos, por responder a estas solicitudes adicionales. Si lo solicita, le proporcionaremos más información sobre la tarifa aplicable.
Para solicitar modificaciones de su expediente
Usted tiene derecho, con excepciones limitadas, a solicitar que modifiquemos su PHI. Esta solicitud debe hacerse por escrito al Funcionario de Privacidad de Metropolitan Family Services. Su solicitud debe explicar por qué debe modificarse su PHI. Le proporcionaremos una respuesta oportuna. Podemos denegar su solicitud si nos pide que modifiquemos información que:
- No fue creado por Metropolitan Family Services y el autor sigue estando disponible.
- No forma parte de la información mantenida por o para Metropolitan Family Services.
- Es preciso y completo.
- Por otros motivos previstos por la ley.
En los casos en que deneguemos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Puede responder con una declaración de desacuerdo. Entonces añadiremos nuestra respuesta y su declaración de desacuerdo a la información que quería modificar. También podemos preparar una refutación por escrito a su declaración de desacuerdo y proporcionarle una copia. Si aceptamos su solicitud de modificar la información, haremos todo lo razonablemente posible para informar a otros, incluidas las personas que usted nombre, de la modificación y para incluir los cambios en cualquier divulgación futura de esa información.
Para solicitar restricciones
Tiene derecho a pedirnos que restrinjamos o limitemos la PHI divulgada sobre usted para la prestación de servicios, pagos u operaciones comerciales. No estamos obligados a acceder a su solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud a menos que haya una emergencia o estemos obligados por ley a divulgar información.
Para solicitar comunicaciones confidenciales
Tiene derecho a solicitar que le comuniquemos su PHI por medios alternativos o en lugares alternativos. Por ejemplo, puede solicitar que sólo le llamemos al trabajo o por correo a una dirección especial o apartado de correos en lugar de a su domicilio particular. Su solicitud debe hacerse por escrito. No es necesario que explique el motivo de su solicitud, pero debe especificar cómo o dónde debemos ponernos en contacto con usted. Atenderemos todas las solicitudes razonables.
Notificación de infracciones: Tiene derecho a ser notificado cuando se haya determinado que se ha producido una violación de su PHI no protegida.
Derecho a recibir una copia de la notificación: Puede solicitar una copia de este aviso en cualquier momento poniéndose en contacto con el Responsable de Protección de Datos. Si recibe este aviso en nuestro sitio web o por correo electrónico (e-mail), también tiene derecho a solicitar y recibir una copia en papel del aviso si así lo solicita.
Cómo podemos utilizar su información
Para la prestación de servicios
Utilizaremos su información protegida sobre salud y servicios para proporcionar, coordinar o gestionar los servicios que le prestaremos. La cantidad mínima de información protegida necesaria para lograr los objetivos del tratamiento puede ser revelada a supervisores, otros miembros del equipo de tratamiento, consultores y administradores.
Para el pago
Podemos utilizar y divulgar su información protegida sobre salud y servicios para que podamos recibir el pago de usted, su compañía de seguros u otras fuentes de financiación. Se divulgará la cantidad mínima de información protegida para garantizar el reembolso de los servicios prestados a usted.
Para operaciones comerciales
Podemos utilizar su información protegida para apoyar nuestras actividades empresariales y mejorar la calidad de nuestros servicios. Por ejemplo: podemos utilizar sus registros al evaluar los servicios que recibió. También podemos divulgar su información protegida a organismos de supervisión y acreditación sanitaria y para actividades autorizadas por la ley, como auditorías, investigaciones, inspecciones y concesión de licencias.
Entidades gubernamentales
Estamos obligados a compartir la PHI con entidades gubernamentales estatales y federales para determinar nuestro cumplimiento de las leyes federales y estatales relacionadas con la atención sanitaria.
Citas y comunicación
Podemos ponernos en contacto con usted en el número de teléfono que nos ha facilitado en relación con citas, tratamiento y/u otras cuestiones relacionadas con los servicios que está recibiendo.
Formación y recaudación de fondos
La información protegida que no contenga sus identificadores personales podrá divulgarse con fines de formación y recaudación de fondos. Podemos ponernos en contacto con usted o divulgar una cantidad limitada de su PHI a un asociado comercial o a una fundación relacionada institucionalmente con el fin de recaudar fondos para nuestro propio beneficio. Si lo hacemos, usted tiene derecho a optar por no recibir dichas comunicaciones de recaudación de fondos. Su decisión no repercutirá en el pago de los servicios.
Asociados comerciales
Hay algunos servicios que se prestan en Metropolitan Family Services a través de un tercero "asociado comercial". Algunos ejemplos son los auditores financieros, los servicios de contestador automático y los psiquiatras. Siempre que la prestación de servicios a usted requiera el uso o divulgación de su información protegida, Metropolitan Family Services tendrá un contrato escrito que contenga términos para proteger la privacidad de su información de servicio.
Para denunciar los malos tratos a niños y ancianos
El personal que tenga motivos razonables para creer que un niño puede ser objeto de abuso o negligencia está obligado por ley a informar de ello al Departamento de Servicios Infantiles y Familiares de Illinois. El personal con motivos razonables para creer que una persona mayor, incapaz de buscar ayuda debido a alguna disfunción, ha sido objeto de abuso o negligencia está obligado por ley a informar de ello al Departamento de la Tercera Edad de Illinois o a una de sus agencias proveedoras de servicios contra el abuso de ancianos.
Para notificar riesgos de daños a clientes y otras personas
El personal que tenga motivos razonables para creer que existe riesgo de lesiones físicas o emocionales graves e inmediatas o de muerte puede informar a los organismos encargados de hacer cumplir la ley y a las personas que puedan verse afectadas por la amenaza. El personal también puede tomar medidas para facilitar o asegurar la hospitalización del cliente, si está justificado. La actividad delictiva en nuestras instalaciones puede requerir que se comparta información con los organismos encargados de hacer cumplir la ley.
Para la mejora continua de la calidad
La Mejora Continua de la Calidad (CQI) o "Peer Review" es otro proceso valioso que Metropolitan Family Services utiliza para mejorar los servicios. Las actividades de CQI pueden incluir la revisión de los registros de los clientes. Algunos de los resultados pueden ser publicados para su uso dentro y fuera de Metropolitan Family Services, pero su nombre y otra información que lo identifique no será utilizada en ninguna publicación o informe.
Beneficio público: Podemos utilizar o divulgar su PHI según lo autorice la ley para los siguientes fines considerados de interés o beneficio público:
- como exige la ley;
- para actividades de salud pública, incluida la notificación de enfermedades y estadísticas vitales, la notificación de abusos a menores, determinados fines de supervisión de la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) con respecto a un producto o actividad regulados por la FDA, y a las empresas en relación con enfermedades o lesiones laborales exigidas por la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) u otras leyes similares;
- para denunciar malos tratos a adultos, negligencia o violencia doméstica;
- a los organismos de supervisión sanitaria;
- en respuesta a órdenes judiciales y administrativas y otros procesos legales;
- a los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley en virtud de citaciones y otros procesos legales, en relación con víctimas de delitos, muertes sospechosas, delitos en nuestras instalaciones, denuncia de delitos en casos de emergencia y con fines de identificación o localización de un sospechoso u otra persona;
- para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad;
- a los militares y a los funcionarios federales para actividades legales de inteligencia, contrainteligencia y seguridad nacional;
- a instituciones penitenciarias en relación con los reclusos;
- según lo autorizado por las leyes estatales de indemnización de los trabajadores y en la medida necesaria para cumplirlas;
- en relación con determinadas actividades de investigación;
- a médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias; y
- a una organización de obtención de órganos
Uso y divulgación de determinados tipos de información médica
Para ciertos tipos de PHI, las leyes estatales pueden proporcionar una mayor protección de su privacidad. Por ejemplo, es posible que el uso y/o la divulgación de la PHI, incluidos, entre otros, el VIH/SIDA, la información genética, la información sobre salud mental, el alcoholismo y la drogadicción, deban ser autorizados específicamente por usted o exigidos por ley. En tales casos, seguiremos las disposiciones de la legislación de Illinois.
Quejas y reclamaciones de los clientes
Sus derechos de reclamación están protegidos de acuerdo con la Ley de Derechos del Paciente Médico de Illinois 410 ILCS 50 y la HIPAA. No tomaremos ningún tipo de represalia contra usted si presenta una queja ante nosotros o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.
Confidencialidad y privacidad
Si desea presentar una queja sobre privacidad o confidencialidad ante Metropolitan Family Services o tiene alguna pregunta sobre sus derechos de privacidad o sobre la información contenida en este aviso, póngase en contacto con el responsable de privacidad de Metropolitan Family Services por correo o por teléfono:
Servicios familiares metropolitanos
A la atención de: Privacy Officer
101 North Wacker Drive, 17ª planta
Chicago, IL. 60606
(312) 986-4349
Si cree que Metropolitan Family Services ha violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. en la siguiente dirección:
Oficina de Derechos Civiles
Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU.
233 North Michigan Ave, Suite 1300
Chicago, Illinois 60601
312-886-2359 o TDD en el 312-353-5693
Procedimientos de reclamación de los clientes
Metropolitan Family Services dispone de procedimientos internos para atender las quejas de los clientes. Le animamos a que exprese cualquier preocupación sobre los servicios que recibe a su proveedor de servicios tan pronto como surja. Usted puede esperar tener una respuesta satisfactoria del proveedor de su servicio después de una queja y si no está satisfecho, un Supervisor está disponible para abordar sus preocupaciones. Si sigue sin estar satisfecho tras el contacto con el supervisor, puede esperar la participación de las siguientes personas dispuestas a abordar su preocupación. Enumerados por orden creciente de autoridad, incluyen el Gerente, el Director, el Director Ejecutivo, el Director de Servicios Clínicos, el Director de Operaciones y el Presidente, que tiene la autoridad de decisión final. Usted puede esperar una respuesta por escrito de Metropolitan Family Services con respecto a su queja. Metropolitan Family Services mantiene registros de quejas para revisión cualitativa.
Derechos fundamentales de los clientes
Metropolitan Family Services no discriminará a ningún beneficiario o solicitante de servicios por motivos de raza, discapacidad, color, credo, religión, sexo, edad, origen nacional, ascendencia, ciudadanía, condición de veterano, orientación sexual u otros factores relacionados y características legalmente protegidas.
- Los clientes tienen derecho a no sufrir abusos, negligencia ni explotación.
- Los clientes recibirán servicios de salud mental en el entorno menos restrictivo.
- Los clientes tienen derecho a que no se les denieguen, suspendan o den por terminados los servicios o a que se les reduzcan los servicios por ejercer cualquier derecho.
- Los clientes tienen derecho a ponerse en contacto con el pagador público o la aseguradora de pago en relación con una queja o reclamación. El personal de la agencia ayudará a los clientes a acceder a los recursos adecuados y a facilitar el contacto.
- Se permitirá a los particulares o tutores contratar y utilizar los servicios de médicos privados y otros profesionales de la salud mental y las discapacidades del desarrollo de su elección.
- Los clientes tienen derecho a que se tengan en cuenta sus discapacidades, tal como exigen la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act), el artículo 504 de la Ley de Rehabilitación (Rehabilitation Act) y la Ley de Derechos Humanos (Human Rights Act) [775 ILCS 5].
- Cualquier restricción de sus derechos requiere nuestra justificación por escrito y un plan de restablecimiento que se le entregue a usted según lo exigido por los Derechos de los Beneficiarios de Servicios de Salud Mental y Discapacidades del Desarrollo [405 ILCS 5/Ch II].
Acceso a organizaciones de defensa de derechos
Con el fin de salvaguardar sus derechos como beneficiario de servicios de salud mental y otros servicios, el personal está a su disposición para ofrecerle ayuda para ponerse en contacto con cualquiera de los siguientes organismos en relación con su preocupación por los derechos:
Equiparse para la igualdad
20 North Michigan Avenue, Suite 300
Chicago, IL 60602
(312) 341-0022
(800) 537-2632 (Voz)
(800) 610-2779 (TTY)
Comisión de Tutela y Defensa
Calle La Salle 160 N
Suite S500
Chicago Illinois 60601
(312) 793-5900
Departamento de Servicios Humanos de Illinois
401 South Clinton Street
Chicago, Illinois 60607
1-800-843-6154
Departamento de Servicios para la Infancia y la Familia de Illinois
100 West Randolph St, 6ª planta
Chicago, Illinois 60601
(312) 814-6800
Oficina del Inspector General de Illinois - Sólo para clientes financiados por Medicaid
160 N. LaSalle
Chicago, IL. 60601
1-800-368-1463
Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU.
200 Independence Avenue, S.W.
Washington, D.C. 20201
Teléfono gratuito: 1-877-696-6775
Revisado el 16/10/13